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Initiation à Outlook


Objectifs

  • Outil d’organisation et de communication, Outlook contribue fortement à notre efficacité individuelle et collective. Pourtant, ce logiciel est souvent mal exploité. En effet, Outlook 2010 recèle de fonctionnalités très utiles et souvent méconnues : gestion automatique des messages, indicateurs, catégories, partage d’agendas, de contacts, …
  • Cette formation vous permet d’acquérir la maîtrise de ces fonctionnalités et vous apporte des solutions pour adapter Outlook à votre activité et mieux vous organiser.

Public

  • Toute personne souhaitant utiliser les potentialités concrètes d’Outlook

Programme

1. Personnaliser Outlook pour l’adapter à son activité

 

  • Paramétrer les options d’Outlook pour gagner du temps.
  • Accéder directement à l’essentiel : personnaliser le ruban, les affichages, les favoris.
  • Adapter Outlook à son activité : définir des champs, des catégories, des indicateurs.

2. Traiter un volume important de messages, organiser le classement et l’archivage

  • Purger sa boîte de réception en s’appuyant sur la méthode CAP.
  • Exploiter les indicateurs de suivi, les conversations et outils de recherche.
  • Créer des fichiers de données (pst) pour désengorger sa boîte à lettres.
  • Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement ses mails.
  • Enregistrer des actions rapides pour les manipulations les plus courantes : transfert, classement, modèles…
  • Collecter rapidement une information : les boutons de vote.
  • Gérer ses mails pendant son absence.
  • Filtrer le courrier indésirable (Spam).
  • Paramétrer l’archivage automatique.

3. Maîtriser la gestion de pièces jointes et les liens

  • Compresser pour optimiser (zip).
  • Protéger ses fichiers (format pdf).
  • Adresser des liens hypertextes.

4. Gérer son carnet d’adresses

  • Créer ses propres contacts et listes de distribution.
  • Regrouper ses contacts par catégorie.
  • Échanger des cartes de visite.
  • Importer et exporter des contacts.
  • Gérer les contacts suggérés et privés.
  • Opérer un publipostage.

5. Planifier, organiser et prioriser ses activités

  • Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels.
  • Planifier les éléments périodiques.
  • Attribuer des couleurs pour visualiser la répartition de vos activités.
  • Transformer un mail en tâche ou en rendez-vous.
  • Organiser et suivre ses tâches.
  • Intégrer des rappels automatiques.
  • Créer des « pense-bêtes » : les notes.

6. Organiser le travail collaboratif

  • Partager des agendas, des contacts.
  • Définir les autorisations d’accès.
  • Organiser des réunions.
  • Déléguer et suivre des tâches.

Durée et modalités

  • La durée de la formation est établie selon les objectifs définis et les contraintes d’organisation.
  • Individuelle ou collective, inter ou intra, en entreprise ou en organisme de formation.

Tarif

Tarif horaire : 50 €

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